Zásady ochrany osobních údajů

O čem to je

IS Pecka je informační systém Rádcovského kurzu Pecka. Pomáhá nám naplánovat program a jídelníček, rozdělit účastníky mezi patrony a dát jim na jedno místo všechno, co na kurzu potřebují. Tyhle zásady popisují, jaké osobní údaje v něm zpracováváme, proč, jak dlouho a co s tím můžeš dělat.

Snažili jsme se to napsat tak, aby to šlo přečíst. Kdyby něco nebylo jasné, napiš nám — kontakt je na konci.

Kdo je správcem údajů

Junák – český skaut, středisko Zdimíra Touška Olomouc, z. s.
Holická 559/31q, Hodolany, 779 00 Olomouc
IČO: 62335545
Zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka L 38712 (dále „středisko“ nebo „my“).

Kontakt pro cokoli okolo osobních údajů: kurz@rkpecka.cz. Appku technicky vyvíjí a spravuje Samuel Knushi, zastihneš ho na téže adrese.

Rádcovský kurz Pecka je akce střediska, ne samostatná organizace. Členské údaje skautů vede Junák v systému skautIS a řídí se Směrnicí pro nakládání s osobními údaji. IS Pecka je doplňkový nástroj kurzu — to, co je v něm, do skautISu neposíláme a naopak.

Jaké údaje zpracováváme a proč

Kde	Co	Proč	Na jakém základě
Tým kurzu (přihlášení přes Google)	Jméno nebo přezdívka, e-mailová adresa z Google účtu, a u kterých částí programu je člověk zapsaný jako odpovědný.	Abychom věděli, kdo co na kurzu vede, a aby se do appky dostal jen tým.	Oprávněný zájem střediska na organizaci vlastní akce.
Účastníci	Jméno, příjmení, přezdívka, e-mail a patronská skupina.	Abychom kurz uspořádali — rozdělili účastníky mezi patrony, poslali jim přístup do jejich portálu a mohli se s nimi spojit.	Plnění toho, na co ses přihlášením na kurz přihlásil. Údaje bereme z přihlášky na kurz.
Patronský portál	Zprávy mezi účastníkem a jeho patronem. Dokumenty, které účastník během kurzu vypracovává, a informace o tom, v jakém jsou stavu.	Aby se účastník s patronem mohl na kurzu domluvit a odevzdat, co má.	Plnění toho, na co ses přihlášením na kurz přihlásil.
Dopis do budoucnosti	E-mailová adresa, oslovení, datum doručení a samotný text dopisu — ten zašifrovaně.	Abychom ti dopis v den, který sis vybral, poslali.	Tvůj souhlas. Je to dobrovolná služba — když dopis nenapíšeš, nic se nestane.
Kontakt po kurzu	Jméno a e-mail účastníka si necháváme i po skončení kurzu.	Abychom mohli absolventy pozvat na další ročník, srazy nebo se ozvat s něčím, co se kurzu týká.	Oprávněný zájem. Proti tomuhle můžeš vznést námitku — viz Tvoje práva.
Účastnický portál a veřejný program	Nic osobního — jen odkazy, program a jídelníček. U bloků programu jsou přezdívky členů týmu, kteří ho vedou.	Aby účastníci věděli, co kdy je a kdo to vede.	Oprávněný zájem střediska na organizaci vlastní akce.

Nic dalšího nesbíráme. Nepoužíváme analytické nástroje, nesledujeme návštěvnost ani chování uživatelů a nevytváříme z toho žádné statistiky. Nepředáváme údaje nikomu pro marketing a neprodáváme je.

Účastníkům je většinou 12 až 15 let

Rádcovský kurz je pro mladší dospívající. Přihlášku vyplňuje účastník sám a na jejím konci potvrzuje, že o přihlášení ví jeho zákonný zástupce i vedoucí oddílu a souhlasí s ním. Přihlášku pak dokončuje splněním zadaného úkolu a zaplacením. Odtud bereme jméno, příjmení a e-mail, které do IS Pecka zapíšeme.

O informace, opravu nebo smazání údajů může požádat účastník i jeho zákonný zástupce. U dopisu do budoucnosti platí, že text nepřečteme ani my — víc níž.

Kde jsou údaje uložené

Služba	Kdo ji provozuje	Kde data leží
Databáze appky (Firebase / Firestore) a přihlašování přes Google	Google Ireland Limited, případně Google LLC	Evropská unie — region `eur3`, tedy Belgie a Nizozemsko
Webový server a odesílání e-mailů	Hostinger International Ltd	Evropská unie — Frankfurt, Německo
Dokumenty účastníků na sdíleném disku a e-mailová schránka kurzu	Google Ireland Limited, případně Google LLC — v rámci Google Workspace střediska	Datová centra Google, primárně v Evropské unii

Všechny služby, které používáme, mají data v Evropské unii. Google jako zpracovatel k nim může v nutném rozsahu přistupovat i ze zemí mimo EU (například kvůli podpoře nebo správě systémů); pro takové případy má uzavřené standardní smluvní klauzule schválené Evropskou komisí.

Appka si nezakládá vlastní hesla — přihlášení řeší Google účet.

Kdo se k údajům dostane

Tým kurzu. Do administrace se dostane jen ten, jehož e-mail jsme do appky předem zapsali. Kdo tam zapsaný není, dovnitř se nepodívá, i kdyby se přihlásil přes Google.
Zprávy s patronem vidí jen ten patron a správci kurzu, ne celý tým.
Dokumenty účastníků leží na sdíleném disku střediska, kam mají přístup členové týmu kurzu, a zůstávají tam i po skončení kurzu jako jeho výstup. Aby na nich účastník mohl pracovat bez Google účtu, jsou sdílené odkazem — kdo odkaz má, dokument otevře. Odkaz proto posílej jen tomu, s kým na dokumentu opravdu pracuješ.
Odkaz do patronského portálu funguje bez přihlašování a je to zároveň klíč k němu. Kdo ho má, vidí dokumenty i zprávy toho účastníka.
Veřejné části — program, jídelníček, tisková verze a zobrazení pro TV — jsou dostupné bez přihlášení a jsou v nich jen program a přezdívky vedoucích, žádné kontakty.

Dopis do budoucnosti si nikdo nepřečte

Text dopisu se ukládá zašifrovaně (AES-256-GCM) a rozšifruje se jedině ve chvíli, kdy se má odeslat. Klíč leží mimo webovou část serveru a v appce ho nikdo nemá k dispozici, ani správce. V přehledu vidíme jen to, kdo dopis napsal a kdy se má poslat — obsah ne, a upravit ho nejde vůbec.

Po úspěšném odeslání text z databáze smažeme. Zůstává jen záznam, že dopis odešel. Když se doručení nepovede, dopis si text podrží, dokud se odeslání nepovede nebo dokud ho nesmažeme.

Jak dlouho si co necháváme

Co	Jak dlouho
Program a jídelníček kurzu	Trvale, jako historii kurzu. Jsou v nich přezdívky členů týmu, kteří program vedli.
Jméno a e-mail účastníka	Trvale, abychom se mohli ozvat i po kurzu. Můžeš proti tomu vznést námitku a pak údaje smažeme.
Zprávy mezi účastníkem a patronem	Mažeme při uzavření ročníku — když kurz skončí a ročník zarchivujeme, konverzace nevratně zmizí.
Text dopisu do budoucnosti	Mažeme hned po odeslání.
Stav dokumentů účastníka (odevzdáno, schváleno…)	Dokud existuje ročník v appce. Se smazáním účastníka nebo ročníku zmizí taky.
Dokumenty účastníků na sdíleném disku	Uchováváme je trvale jako výstup kurzu. Zůstávají na sdíleném disku střediska i po skončení kurzu a appka je nemaže ani při smazání účastníka.
Údaje člena týmu (přezdívka, e-mail)	Dokud je v týmu. Vyřazením z appky přijde i o přístup; jeho přezdívka ale zůstane u programu, který vedl.

Když nám dojde, že už nějaké údaje k ničemu nepotřebujeme, smažeme je bez zbytečného odkladu, i kdyby o to nikdo nežádal. Databázi kvůli tomu čas od času kontrolujeme, jestli v ní nezůstalo něco, co už tam být nemá.

Cookies

Nepoužíváme sledovací ani marketingové cookies a nepotřebujeme na nic souhlas. Ukládá se jen to nezbytné pro fungování přihlášení přes Google. Účastnický portál si navíc pamatuje, kterou záložku sis naposledy otevřel — to je uložené jen v tvém prohlížeči a nikam se to neposílá.

Tvoje práva

Ve vztahu ke svým údajům máš právo:

vědět, co o tobě vedeme, a dostat kopii;
nechat si je opravit, když nejsou správné;
nechat si je smazat, pokud už nejsou potřeba k tomu, kvůli čemu jsme je získali;
omezit zpracování, dokud se něco nevyjasní;
dostat je ve strojově čitelné podobě a přenést je jinam;
vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu — typicky proti tomu, že si po kurzu držíme tvůj kontakt. Pak ho smažeme, pokud nemáme závažný důvod pokračovat;
odvolat souhlas u dopisu do budoucnosti. Napiš nám a dopis smažeme, dokud nebyl odeslaný. Po odeslání už text nemáme.

Stačí napsat na kurz@rkpecka.cz. Odpovíme nejpozději do měsíce; když by to mělo trvat delší, dáme vědět proč.

Kdybys měl za to, že s údaji zacházíme špatně, můžeš se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme ale rádi, když to nejdřív zkusíš s námi.

Změny

Když se appka změní, upravíme i tyhle zásady — aktuální znění je vždycky tady a nahoře je datum poslední úpravy. Když půjde o něco podstatného, dáme vědět i účastníkům a týmu.

Kontakt

Junák – český skaut, středisko Zdimíra Touška Olomouc, z. s.
Rádcovský kurz Pecka
E-mail: kurz@rkpecka.cz